Introduzione a Google Apps (parte 2)
tratto dalla rubrica "Informatica" della rivista web e cartacea MyInformando.it
di Armando Pagliara, (aggiornato il 08/04/2021)
Riprendiamo il discorso cominciato nell’articolo del MyInformando di aprile 2016 riguardo Google Apps, l’insieme di software e strumenti di produttività per il cloud computing (applicazioni e servizi d’archiviazione offerti attraverso Internet) e per la collaborazione, denominati Gmail (posta elettronica), Google Calendar (agenda), e Google Drive (archiviazione remota) insieme a Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni, la suite di office automation, oltre ad altri servizi come Google+ (social network), Google Sites (per creare facilmente siti Internet), Google Hangouts (servizio di chat) e Google Apps Vault (quest’ultimo solo a pagamento per la versione “Google Apps for Work” dedicata alle aziende).
Abbiamo parlato un po’ della storia di Gmail, del suo miliardo di utilizzatori e della sua peculiarità di gestione email attraverso etichette (labels) rispetto alle classiche cartelle, oltre alla possibilità di utilizzare una rubrica centralizzata per la gestione dei contatti, discorso che sarà approfondito in questo articolo.
La rubrica e il calendario di Google sono due componenti molto importanti e permettono di memorizzare contatti strutturati ed eventi in calendario che possono essere recuperati, creati o modificati con qualunque mezzo di connessione (connessione tradizionale da PC, Wi-Fi o dati da smartphone), in qualunque momento ed in qualunque luogo.
Un contatto strutturato è composto, oltre che da nome, cognome ed un solo numero di telefono (come nei cellulari di vecchia generazione) anche da un titolo, altri numeri di telefono, diversi indirizzi di posta elettronica, d’abitazione, date come il compleanno o altri anniversari e tante altre opzioni.
Inoltre ogni contatto, attraverso la memorizzazione della propria email Google (xxxx@gmail.com), può venire associato automaticamente al proprio profilo Google+, il social media (nozione più ampia di social network) di Google, per accedere a contenuti, fotografie e luoghi visitati. Piccola nota a Google+: in Italia (e nel resto del mondo) è comunque meno utilizzato rispetto a Facebook o Twitter, posizionato, ad inizio 2016, tra l’ottavo e il nono posto, con 3,8 milioni di utenti attivi in Italia e 343 milioni in tutto il mondo.
Ogni contatto memorizzato dal proprio smartphone (o direttamente dalla pagina web) viene registrato sul cloud di Google e sarà recuperato automaticamente dal proprio smartphone, con l’account collegato, in fase di sincronizzazione. In questo modo è possibile avere anche diversi smartphone e tablet, collegati allo stesso account, con la stessa rubrica.
Stesso discorso per il calendario: è possibile memorizzare eventi con orari, o per intere giornate, associando addirittura l’indirizzo di dove si svolgerà l’evento (funzionalità integrata con Google Maps). Ogni account avrà un calendario principale ma è possibile creare calendari appositamente per attività, da condividere con altri contatti (come colleghi di lavoro o gli amici della palestra), in modo da accedere agli stessi eventi tutti insieme e addirittura accettare o rifiutare gli inviti ad eventi specifici.
Tale specifica funzionalità di “gestione riunioni” è largamente utilizzata soprattutto negli account Google Apps for Work dedicata alle aziende.