Introduzione a Google Apps (parte 1)
tratto dalla rubrica "Informatica" della rivista web e cartacea MyInformando.it
di Armando Pagliara, (aggiornato il 08/04/2021)
Nel precedente articolo è stata illustrata, per grandi linee la possibilità di avere “un ufficio sempre in tasca” (MyInformando di febbraio 2016), grazie alle tecnologie che Google (insieme a Microsoft ed Apple) offre in coesione al mondo degli smartphone. La scelta di focalizzarsi su Google sta nella enorme distribuzione che l’azienda ha avuto sul mercato attraverso il sistema operativo Android (software di base di una macchina, in questo caso dello smartphone) e la semplicità d’uso.
Presentiamo quindi Google Apps (sì, già la conoscete, ma non sapevate che ha un nome!), insieme di software e strumenti di produttività per il cloud computing (servizi informatici d’archiviazione o di applicazioni, offerti attraverso Internet) e per la collaborazione, offerta gratuitamente da Google agli utenti privati, o in abbonamento alle aziende che ne fanno uso, generato a partire dalla creazione di un Google Account.
Di cosa sto parlando? Semplicemente di Gmail (posta elettronica), Google Calendar (agenda), e Google Drive (archiviazione remota) insieme a Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli (suite di office automation), oltre ad altri servizi (che non sono oggetto di questi articoli) come Google+ (social network), Google Sites (per creare facilmente siti Internet), Google Hangouts (servizio di chat) e Google Apps Vault (quest’ultimo solo a pagamento per la versione “Google Apps for Work” dedicata alle aziende).
Un passo alla volta, iniziamo con Gmail, l’applicazione web per la gestione della posta elettronica tramite la quale è possibile avere una gestione completa di assolutamente gratuita posta e contatti, oltre ad un servizio di messaggistica integrato (Hangout, una volta chiamato Talk), accessibile da qualunque luogo, in qualunque momento e da qualunque dispositivo, semplicemente registrando un account tuonome@gmail.com, unico per tutti i servizi. Tale indirizzo di posta coincide con il nome del proprio Google Account, obbligatorio in caso di acquisto e utilizzo di uno smartphone Android, per tutte le funzionalità offerte dall’account di backup (approfondimento sul MyInformando di novembre 2015).
Gmail, applicazione web lanciata il 1º aprile 2004 in versione di prova (a pochi utenti) e diffusa al pubblico nel 2007, è attualmente il servizio di email Web più conosciuto al mondo, con quasi 1 miliardo di utilizzatori, uno spazio di memorizzazione di 15 Gb (Gigabyte) per posta e conversazioni, funzioni di ricerca efficienti della posta e un’interfaccia utilizzabile da qualunque dispositivo che possa accedere al web, o dalle app dedicate per smatphone e tablet, che ne snelliscono l’utilizzo. Con Gmail è possibile organizzare la posta in etichette, una soluzione più intelligente delle solite cartelle, poiché un messaggio può essere associato a diverse etichette nello stesso momento: per esempio si può etichettare la ricevuta di un pagamento PayPal effettuato per un acquisto su eBay sia con l’etichetta creata per PayPal che con quella creata per eBay, ritrovando il messaggio da entrambe le parti (con le normali cartelle questa gestione non è possibile senza duplicare il messaggio). Inoltre tutti i contatti che saranno memorizzati sullo smartphone verranno visti in automatico dall’applicazione di posta, che sia usata da telefono o da applicazione web, in modo assolutamente trasparente. L’applicazione offre ovviamente anche un servizio di gestione della posta indesiderata e dello spam, oltre ad altre simpatiche lab per personalizzare l’interfaccia (continua…)